SharePoint est une plateforme puissante pour la gestion de contenus et la collaboration en entreprise. Voici les principaux points à retenir pour exploiter au mieux ces outils et optimiser l’usage des listes et des bibliothèques :
1. La différence entre listes et bibliothèques
Dans SharePoint, une liste sert à stocker des données structurées : tableaux, informations, tâches ou contacts. Une bibliothèque, quant à elle, est conçue pour stocker des documents, fichiers ou images. La distinction est importante car chaque type offre des fonctionnalités spécifiques adaptées à son contenu.
Voici sous forme de tableau comparatif :
| Critère | Liste | Bibliothèque |
|---|---|---|
| Fonction principale | Stocker des données structurées (tableaux, contacts, tâches) | Stocker des documents, fichiers ou images |
| Type de contenu | Infos structurées, données (ex: contacts, tâches) | Fichiers, documents, images |
| Fonctionnalités spécifiques | Tri, filtrage, création de colonnes, automatisations | Prévisualisation de fichiers, gestion de versions, métadonnées |
2. Créer et personnaliser ces outils
La création de listes ou bibliothèques se fait facilement via l’interface SharePoint. Il est ensuite possible de les personnaliser en ajoutant des colonnes (ou champs) pour définir leurs attributs : texte, date, choix, nombre, etc. Par exemple, pour une liste de projets, on peut ajouter une colonne « État » avec des options comme « En cours », « Terminé », ou « En attente » pour suivre leur progression.
3. Organiser avec des vues personnalisées
L’un des avantages majeurs de SharePoint est la possibilité de créer des vues personnalisées. Par exemple, vous pouvez filtrer ou trier vos listes pour n’afficher que les éléments en cours ou pour regrouper les documents par catégorie. Cela facilite la recherche et la gestion quotidienne.
4. Utiliser des colonnes pour enrichir l’information
Les colonnes permettent d’ajouter des attributs précis à chaque élément ou fichier. La vidéo explique comment créer des colonnes spécifiques et comment utiliser des colonnes calculées, qui automatisent certains calculs à partir d’autres champs, rendant la gestion des données plus efficace.
5. Automatiser avec Power Automate
L’intégration avec Power Automate (anciennement Flow) permet d’automatiser certaines actions. Par exemple, lorsqu’un élément est modifié ou créé dans une liste, une notification peut être envoyée automatiquement, ou un document peut être déplacé dans une bibliothèque spécifique. Cela réduit considérablement la charge de travail manuel.
