1. Tenant (Locataire) : C’est le niveau le plus élevé dans la hiérarchie SharePoint. Il représente l’ensemble de l’organisation et contient toutes les ressources SharePoint.
2. Site Collection (Collection de sites) : Un groupe de sites web partageant des fonctionnalités communes. Chaque collection de sites a un site racine principal.
3. Site (Site web) : Un site web individuel au sein d’une collection de sites. Il peut y avoir plusieurs niveaux de sous-sites.
4. Liste et Bibliothèques : Ce sont des conteneurs pour stocker et organiser les données dans un site.
   • Listes : pour stocker des données structurées (comme des tableaux)
   • Bibliothèques : pour stocker des documents et des fichiers.
5. Dossiers : Utilisés pour organiser davantage les éléments dans les listes et les bibliothèques.
6. Éléments et Documents : Ce sont les unités individuelles de contenu stockées dans les listes et les bibliothèques.
7. Colonnes (ou Champs) : Définissent les attributs des éléments dans les listes et les bibliothèques.
8. Vues : Façons personnalisées d’afficher le contenu des listes et des bibliothèques.
9. Pages : Contiennent le contenu web visible par les utilisateurs, souvent composées de WebParts.
10. WebParts : Composants modulaires utilisés pour afficher du contenu sur les pages.

Rôles des utilisateurs SharePoint

SharePoint a une définition claire des types d’utilisateurs qui utilisent l’intranet. Chacun dispose d’un ensemble d’autorisations pour lui permettre d’effectuer ou non des tâches spécifiques.

Hiérarchie des permissions dans SharePoint

Dans SharePoint, la gestion des accès repose sur une hiérarchie de permissions permettant de contrôler efficacement qui peut voir ou modifier le contenu. Cette structure hiérarchique garantit une administration précise et sécurisée des ressources à différents niveaux.

Un administrateur de site peut voir les permissions dans l’espace ADMIN SharePoint en sélectionnant un site spécifique sous l’onglet « Appartenance »

Permissions de site :
– Groupes de permission par défaut (Propriétaires, Membres, Visiteurs)
– Permissions uniques attribuées à des utilisateurs ou groupes spécifiques
 
Niveaux d’autorisation :
– Liste des niveaux d’autorisation prédéfinis (Contrôle total, Conception, Modification, etc.)
– Option pour créer des niveaux d’autorisation personnalisés

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1. La différence entre listes et bibliothèques

Dans SharePoint, une liste sert à stocker des données structurées : tableaux, informations, tâches ou contacts. Une bibliothèque, quant à elle, est conçue pour stocker des documents, fichiers ou images. La distinction est importante car chaque type offre des fonctionnalités spécifiques adaptées à son contenu.

Voici sous forme de tableau comparatif :

2. Créer et personnaliser ces outils

La création de listes ou bibliothèques se fait facilement via l’interface SharePoint. Il est ensuite possible de les personnaliser en ajoutant des colonnes (ou champs) pour définir leurs attributs : texte, date, choix, nombre, etc. Par exemple, pour une liste de projets, on peut ajouter une colonne « État » avec des options comme « En cours », « Terminé », ou « En attente » pour suivre leur progression.

3. Organiser avec des vues personnalisées

L’un des avantages majeurs de SharePoint est la possibilité de créer des vues personnalisées. Par exemple, vous pouvez filtrer ou trier vos listes pour n’afficher que les éléments en cours ou pour regrouper les documents par catégorie. Cela facilite la recherche et la gestion quotidienne.

4. Utiliser des colonnes pour enrichir l’information

Les colonnes permettent d’ajouter des attributs précis à chaque élément ou fichier. La vidéo explique comment créer des colonnes spécifiques et comment utiliser des colonnes calculées, qui automatisent certains calculs à partir d’autres champs, rendant la gestion des données plus efficace.

5. Automatiser avec Power Automate

L’intégration avec Power Automate (anciennement Flow) permet d’automatiser certaines actions. Par exemple, lorsqu’un élément est modifié ou créé dans une liste, une notification peut être envoyée automatiquement, ou un document peut être déplacé dans une bibliothèque spécifique. Cela réduit considérablement la charge de travail manuel.

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Microsoft 365 comprend des propriétaires et des membres qui peuvent utilisés plusieurs applications telles que SharePoint, Teams ou Exchange, mais ils ne disposent pas de permissions spécifiques pour le site d’équipe. En revanche, les groupes SharePoint, également composés de propriétaires, membres et visiteurs, sont exclusivement utilisés dans SharePoint et possèdent des permissions pour le site d’équipe. En résumé :

Permissions dans Microsoft 365

Différences entre les groupes de distribution, les groupes Azure AD, ainsi que leur utilisation pour les accès à Teams, SharePoint et les e-mails.

Gestion des accès dans Microsoft 365 : Fonctionnement général

La gestion des accès dans Microsoft 365 repose sur Azure Active Directory (Azure AD) ou ENTRA (nouveau nom), qui agit comme le moteur central d’identité et d’autorisation. Les utilisateurs, groupes et applications sont synchronisés ou créés dans Azure AD, et les permissions sont attribuées via des groupes ou des rôles pour accéder aux services comme Teams, SharePoint ou Exchange (e-mails).

Tableau comparatif des groupes Azure AD et des groupes de distribution dans M365 :

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